Hoe Groencentrum Witmarsum hun personeelsadministratie verbetert

Jullie zijn vorig jaar gestart met de personeelsapplicatie van ViQZ. Hoe maakten en deelden jullie voor die tijd de roosters en communiceerde jullie met het personeel?
We maakten onze roosters in Excel. Hierin stelden we week- en maandroosters samen en communiceerden deze via WhatsApp naar onze medewerkers. Ook printten we de roosters uit en hingen deze in de kantine.

Welke voordelen ervaren jullie bij het werken met een digitaal managementsysteem en medewerkers-app voor jullie bedrijf?
Vooral de flexibiliteit en het overzicht dat de app biedt. Het maakt niet uit of een medewerker een vast rooster heeft of per 1, 2, 3 of 4 weken. We kunnen dit allemaal kwijt in ViQZ. Ook merken we dat de betrokkenheid van medewerkers hoger is, doordat ze zelf hun beschikbaarheid kunnen invullen. Ook het aanvragen van verlof kunnen ze gemakkelijk in de app doen. Hierdoor hebben wij als managementteam alles op één centrale plek staan en kunnen we dagelijks de roosters en eventueel verlof bijwerken.

Daarnaast hebben we een koppeling met onze loonadministratie van Visma Nmbrs. Hierdoor is het verwerken van de uren van oproepkracht met één druk op de knop geregeld. Wij hoeven alleen de urenregistraties nog te controleren, er komt geen verdere verwerking aan te pas.

Gebruiken jullie de applicatie ook voor het registreren en verwerken van ziekte en plus- en min- uren?
Ja, dit doen wij ook. Bij ziekte moet uiteraard eerst telefonisch contact met ons worden opgenomen. Vervolgens zet de medewerker de ziekregistratie in het systeem. Ook meer- en minderwerk is makkelijk in te vullen door de medewerkers zelf. Voor bijvoorbeeld een ziekenhuisbezoek gedurende de werkdag kan minderwerk aangevraagd worden. Hetzelfde geldt voor meerwerk door bijvoorbeeld bestellingen van de webshop die ’s avonds nog worden verwerkt. In dat geval vraagt de medewerker natuurlijk meerwerk aan.

We merkten wel dat medewerkers hiervoor goede uitleg nodig hadden. Het werkt soms wat verwarrend omdat de roosters al standaard in de app staan, dus de reguliere uren hoeven niet opgegeven te worden. Inmiddels is bij vrijwel iedereen het kwartje gevallen.

Hebben jullie het idee dat de applicatie heeft gezorgd voor optimalisatie en betrokkenheid van de medewerkers?
Absoluut! Wij stonden als managementteam vanaf het begin volledig achter de introductie en dat heeft geholpen. Ook hebben we de tijd genomen om medewerkers goed op weg te helpen in het systeem. Nu iedereen het begrijpt, werkt het heerlijk en scheelt het voor iedereen enorm veel tijd. Daarnaast is het voor medewerkers prettig dat ze hun verlofuren en eventuele plus- of min-uren kunnen inzien. Ze hebben behoefte aan real-time informatie.

Wat zijn jullie ervaringen met de flexibiliteit van de software en de dienstverlening van ViQZ?
We zijn de laatste tijd tegen wat kleine bugs aangelopen, maar dit wordt vlot opgepakt en aangepast waar mogelijk. Ook denken de medewerkers van ViQZ met ons mee en verloopt de communicatie soepel. De flexibiliteit van de software is goed en er wordt naar onze wensen geluisterd.

Willen jullie verder nog iets kwijt?
We zijn begonnen met ViQZ voor onze personeelsplanning, maar het is zoveel meer. We delen in de app nu ook ons handboek, updates over bijvoorbeeld secundaire arbeidsvoorwaarden en andere nieuwsberichten. Je kunt zelfs nog trainingen toevoegen zodat medewerkers via de app ook een trainingstool hebben en e-learnings snel en gemakkelijk kunnen vinden en volgen.

We gebruiken ViQZ als onze communicatietool waar ontzettend veel in mogelijk is voor een bloeiende en groeiende toekomst.

Meer informatie over ViQZ