originele publicatie: Tuinzaken 11, 2024 | tekst: Anita Meuleman
Inmiddels zijn we ruim driekwart jaar verder en is er een nieuwe stip op de horizon. ‘Het is van groot belang dat retailers allemaal aan boord zijn en het nog steeds uniform gaan doen. We zijn rond de tafel gaan zitten en hebben opnieuw de rijen gesloten: we komen eraan!’, poneert Lex van Ewijk. Data worden in de toekomst gigantisch belangrijk niet alleen salesdata en klantdata, maar ook productdata. Omdat vanuit de wetgeving allerlei dingen gerapporteerd moeten worden maar ook omdat in de supply chain techniek zijn intrede doet waarvoor data nodig zijn, denk aan sorteermachines. Er wordt in de branche inmiddels gewerkt met data stewards, data engineers, data scientists en datamanagers.
Franc Sonnemans, Intratuin Nederland
‘Alles wat de klant niet ziet, de achterkant, de logistiek, de supply chain, retail management, dat zit in mijn portefeuille. Dus om de commercie mogelijk te maken, moet operations zijn werk goed doen. Op het moment dat ik het GS1 dossier overnam waren er nog te veel open einden die we eerst goed wilden uitzoeken.’
‘Bedenk dat Intratuin in de PIM, het Product-Informatie Managementsysteem, meer dan 200.000 actieve SKU’s heeft. De huidige situatie is dat wij productdata van onze leveranciers krijgen via twee kanalen. Dat zijn de standaard (stam)data en de prijsdata, twee datastromen die nog redelijk onconventioneel, oftewel handmatig, worden verwerkt en in onze PIM ingevoerd worden. Dat is een heel intensief traject.’
‘Gedurende het proces bleek dat Intratuin heel veel stamdata gebruikt en nodig heeft voor haar systemen. Dit komt omdat we een centrale logistiek hebben en alle goederen via ons DC in Den Bosch lopen. Om dat proces soepel te laten verlopen hebben wij bijvoorbeeld veel meer logistieke data van een product nodig. Waar een andere tuincentrumketen voor de stamdata misschien genoeg heeft aan 30 velden, hebben wij 118 velden nodig. Vragen als welke stamdata onderdelen zijn need to have? en welke nice to have? komen pas gedurende het proces naar boven borrelen. Ook bleek dat wij op een andere manier met onze data omgaan en dan zijn de volgende vragen: Zijn onze processen te ingewikkeld ingericht? En is ons PIM systeem wel het juiste? Zo kwamen er telkens weer nieuwe vragen. Waardoor het project an sich, het binnenhalen en koppelen van de data via GS1, ineens een wat omslachtiger project wordt.’
‘Een tweede punt is dat wij door CSRD tot de conclusie zijn gekomen, dat we voor onze internationale organisatiestructuur land-specifieke data nodig hebben die in de PIM moeten staan. Intratuin heeft elf winkels in Duitsland en drie in België en wij werken vanuit Woerden met één PIM. Volgens onze strategie willen we steeds meer data gedreven gaan werken om onze winkels beter te faciliteren en te ontzorgen. Door data gedreven te werken ga je namelijk voorspellen in plaats van alleen maar rapporteren – en kunnen we daar wellicht meer commercieel voordeel uithalen. Redenen om onze dataorganisatie opnieuw tegen het licht te houden en toekomstbestendig te maken. In het licht van GS1 betekent dat onder andere dat we gaan werken met een voorportaal voor de PIM. Een jaar geleden koersten we nog op rechtstreeks de GS1 data via de PIM binnenhalen. Maar in een ‘data lake’ als voorportaal kunnen wij proactief kwaliteitscontroles doen zonder dat de PIM daar last van heeft.’
‘Er is in het afgelopen jaar veel gebeurd achter de schermen, wat ten koste is gegaan van de GS1 deadline, maar waardoor we nu wel kunnen zeggen: 100% commitment! We gaan volledig over tot het binnenhalen van de artikel stamdata via de GS1 datapool en vanaf 1 januari 2025 gaan we leverancier voor leverancier onboarden via onze nieuwe data organisatie en architectuur van het datawarehouse en de PIM.’
‘Bovendien is eind september een consensus bereikt dat we binnen de tuinbranche ook voor het prijsdocument naar één format gaan. We hebben nu als tuincentra formules binnen de branche onze krachten gebundeld en nu staan alle neuzen weer dezelfde kant op met betrekking tot het binnenhalen van de artikel stamdata via GS1.’
Lex van Ewijk, GRS Inkoop
‘We zijn bij GRS begonnen om te zorgen dat we ook intern de boel op de rit hadden staan om de GS1 data te kunnen ontvangen. Maar dat is gaan schuiven omdat wij als retailers in de tuinbranche onze belofte aan de leveranciers niet goed konden nakomen, dat heeft een hoop gedoe gegeven in de branche, waar het echt wel heeft gestormd.’
‘Maar laat ik het persoonlijk maken: als vertegenwoordiger van een retailer in de tuinbranche baal ik er wel van dat we de toezeggingen niet helemaal hebben kunnen waarmaken. We hebben op de achtergrond hard gewerkt om daar stappen in te zetten met z’n allen. En in de wat aangepaste gefaseerde vorm gaan we dat nu doen. We komen er wel degelijk aan!’
‘Momenteel zijn we klaar om alle gegevens binnen te halen. Die data zullen we verder gaan ver rijken door er extra informatie of beeld aan toe te voegen specifiek voor GRS. Dan moet ik eerlijk zeggen dat wij nog moeten leren bij welk artikel dat zin heeft. Een zak hondenbrokken schiet niet op maar voor een sfeerartikel of een robotmaaier is het juist leuk als je een andere afbeelding hebt dan de concurrent, of er een filmpje bij kunt zetten voor een onlineactiviteit. We zijn intern bezig om die verrijkingsslag zo efficiënt mogelijk te maken. Zodat de winkels vanaf begin volgend jaar met een aantal groepen zouden kunnen werken.’
‘Met het binnenhalen van de basisdata, vanuit de GS1 datapool, zijn we op 1 januari 2024 begonnen, dat houden we nog steeds vast al zijn we inmiddels iets flexibeler in de wedstrijd gaan zitten. Maar ook bij nieuwe afspraken met leveranciers of als een leverancier nog niet zo ver is, wil ik graag zo snel mogelijk die data hebben. En zorgen we dat er wel steeds een deadline staat.’
‘Een aantal leveranciers heeft het perfect voor elkaar, daar loopt het al als een trein. Maar het overgrote deel van de leveranciers moet nog beginnen of heeft zitten afwachten. Wat ook speelt is dat lang niet alle data die we binnenkrijgen van de gewenste kwaliteit zijn. Het is natuurlijk een enorme opgave, zeker voor leveranciers met een frequent wisselend assortiment. We willen het ook voor die leveranciers praktisch kunnen insteken.’
Marc Krukkert, Welkoop Retail
‘Eenmaal aangesloten bij het GS1 project zijn we er vol gas op blijven geven en hebben ook contractueel in onze samenwerkingsovereenkomst met leveranciers gesteld dat het een verplichting is waaraan men moet voldoen. De GS1 datapool betekent voor leveranciers met name een investering aan de voorkant waarvan ze vooral op lange termijn veel baat hebben. Die bewustwording begint steeds meer te groeien. Maar het is pas interessant voor een leverancier op het moment dat ook zijn belangrijkste af - nemers gebruikmaken van die datapool.’
‘Grofweg 70 procent van onze leveranciers heeft een abonnement op de GS1 datapool en kan data delen. 50 procent maakt hiervan ook daadwerkelijk actief gebruik en levert info over het assortiment. Een aantal leveranciers is heel voortvarend en proactief met GS1 aan de slag gegaan. Dat vind ik heel positief. Tegelijkertijd zie je ook een groep leveranciers die er moeite mee heeft gehad of het nog even voor zich uit schuift. Zowel GS1 als Tuinbranche Nederland, als de retailers (Intratuin, GRS, Welkoop) zijn bereid om partijen die ermee worstelen te helpen. Maar het eerste initiatief ligt wel bij henzelf.’
‘Ook de datakwaliteit is een punt van aandacht. Het is natuurlijk waanzin als iedere retailer dezelfde controles gaat uitvoeren op dezelfde producten. We hebben daarom vanuit Intratuin, Welkoop en GRS afgesproken dat we actief de datakwaliteit monitoren en met de leverancier afstemming zoeken op het moment dat we zien dat data niet valide zijn.’
‘Wij ontsluiten centraal de productdata uit de datapool en verwerken die in onze PIMapplicatie. We hebben een centraal kassa - systeem en verwerken op het servicekantoor alle productinformatie die in onze ruim 160 winkels wordt gebruikt. Om alle data automatisch te kunnen ontsluiten moeten we nog een aantal ontwikkelingen in onze PIM afronden. Tot die tijd ontsluiten we alle in de datapool beschikbare data handmatig en importeren ze vervolgens in onze PIM. Dat er voor ons veel handwerk achter zit is ook het commitment wat we hebben afgegeven. We verwachten dat ook van onze leveranciers, dan moeten wij daar zelf het juiste voorbeeld in geven.’
‘Tijdens de Welkoop leveranciersdag heb ik gesteld dat we als branche verder moeten professionaliseren op het gebied van automatische uitwisseling van enerzijds productdata via de GS1 datapool maar bijvoorbeeld ook het digitaal uitwisselen van bestel- en leverings- en facturatiegegevens en EDI-berichtgeving. Als je ziet hoe het volume daarin gegroeid is en hoe veel data je moet uitwisselen met elkaar, dan is het eigenlijk niet meer van deze tijd dat er zoveel handwerk aan te pas komt. Daar mag de branche nog wel stappen in maken als we naar de toekomst toe slagvaardig, effectief en efficiënt willen kunnen werken.’
