De komende maanden worden alle werkgevers die vallen onder de cao Retail non-food uitgebreid en volledig geïnformeerd door het Sociaal Fonds over alle praktische zaken rondom de invoering. Denk hierbij aan hoe de invoering plaats gaat vinden, de administratie en hoe de betaling van de gelden in z'n werk gaat.
Hieronder zetten we vast de veelgestelde vragen onder elkaar.
- Waarvoor is het Individueel Ontwikkelbudget (IOB)-potje bedoeld?
- Hoe meld ik mij aan?
- Is meedoen aan het Individueel Ontwikkelbudget (IOB) oftewel de leerrekening verplicht?
- Waarom hoor ik nu pas over het IOB oftewel de leerrekening?
- Geldt de invoering van het Individueel Ontwikkelbudget (de leerrekening) voor alle medewerkers?
- Hoeveel moet ik afdragen per medewerker?
- Mijn medewerker werkt hier wel een jaar, maar is nog niet in vaste dienst, moet ik dan toch IOB afdragen?
- Welke invloed heeft de werkgever op de besteding van het IOB (of de leerrekening) door de werknemer?
- Wat gebeurt er als mijn medewerker het budget niet gebruikt?
- Ik moet bij vertrek van medewerkers ook al transitievergoeding betalen en deze is ook bedoeld om de inzetbaarheid van een medewerker groter te maken. Met het IOB erbij betaal ik dus twee keer?
- Hoe weet ik welke medewerkers meedoen aan het ontwikkelbudget?
- Mag er worden 'gespaard'? Ik zie dat het budget binnen 5 jaar moet worden opgemaakt, anders wordt deze teruggestort aan de werkgever. Maar blijft de werknemer hier dan wel of geen recht op hebben, na 5 jaar?
- Mijn medewerker gaat in 2020 met pensioen. Dan is het toch gek dat ik voor deze medewerker een IOB moet regelen?
- Ik vind dat ik moet kunnen meedenken over de besteding van het IOB, hoe doe ik dat?
- Wat gebeurt er als jouw medewerker in de loop van 2020 een jaar in dienst is?
- Wat gebeurt er met het opgebouwde ontwikkelbudget van de medewerker bij uitdiensttreding?
- Hoe gaat de opbouw van het ontwikkelbudget als mijn medewerker van baan wisselt en wel binnen de branche blijft werken?
- Wat als ik besluit niet mee te doen aan het IOB en geen afdracht doe aan Edubookers?
- Welke stappen moet ik zetten om het IOB goed te laten werken?
- Welke data zijn voor werkgevers belangrijk?
- Hoe gaat de IOB-geldstroom lopen?
- Wanneer wordt het IOB-geld geïnd/betaald/afgedragen?
- Kan mijn salariskantoor worden gemachtigd om de aanmelding voor het IOB te verzorgen?
- Wat wordt er van mij verwacht?
- Kunnen eigen opleidingen van onze organisatie worden toegevoegd?
- Welke opleidingen kunnen medewerkers kiezen?
- Hoe weet ik dat de opleidingen van mijn medewerkers fiscaal zijn vrijgesteld? Ik loop het risico tenslotte!
- Kunnen werkgevers en medewerkers het budget aanvullen door een extra storting te doen? Zo ja, hoe dan?
- Wie bepaalt welke opleiding wel of niet mag?
- Welke salarispakketten zijn gekoppeld aan de leerrekening? En hoe werkt dat precies?
- Mag het hele opgebouwde IOB-tegoed met een transitievergoeding bij uitdiensttreding worden verrekend?
- Moet ik ook afdragen voor het IOB als ik op korte termijn mijn bedrijf ga beëindigen?
- Hoe zit het precies met die 16 uur per week?
- Indien een medewerker een voorschot verlangt om een cursus te volgen, kan hij/zij dit dan later terugvorderen?
- Welke opleidingen zijn fiscaal vrijgesteld?
- Is het mogelijk om interne opleidingen toe te voegen aan het IOB?
- Hoe verhouden de Detex-opleidingen zich tot het IOB?
- Is er al bekend of er een nieuw toetsmoment komt voor het IOB?
Waarvoor is het Individueel Ontwikkelbudget (IOB)-potje bedoeld?
Het is bedoeld voor het volgen van opleidingen voor de ontwikkeling en loopbaan van de medewerker. Met het IOB worden werknemers gestimuleerd te investeren in persoonlijke en vakinhoudelijke ontwikkeling om zo hun positie op de arbeidsmarkt te verstevigen, nu en in de toekomst.
Hoe meld ik mij aan?
Meld je online aan via www.deleerrekening.nl/iob/inschrijven. Daar maak je één keer een koppeling met het salarisadministratiepakket en dan wordt de uitvoering van het IOB volledig geautomatiseerd uitgevoerd. Dankzij die koppeling kloppen de gebruikte gegevens altijd. De definitieve inschrijving moet in het eerste kwartaal van volgend jaar volledig geregeld te zijn. Dat volgt dus later en pas dan geef je akkoord voor een koppeling met jouw salarisadministratiepakket, de bijbehorende gebruikersovereenkomst en de verwerkersovereenkomst. Het IOB geldt voor alle medewerkers die op 31-12-2019 minimaal een jaar in dienst zijn en minimaal 16 uur per week werken. Het budget geldt niet voor weekendhulpen, uitzend- en vakantiekrachten en directieleden.
Is meedoen aan het Individueel Ontwikkelbudget (IOB) oftewel de leerrekening verplicht?
Ja, dit is een arbeidsvoorwaarde die onderdeel is van het cao-akkoord van juni 2018. De cao is door het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid algemeen verbindend verklaard en geldt dan voor alle werkgevers en werknemers in de sector.
Waarom hoor ik nu pas over het IOB oftewel de leerrekening?
In juni en juli 2018 is hierover al gecommuniceerd. In de tussentijd zijn wij druk bezig geweest om de organisatorische kant rond te krijgen. Nu we de afspraken hebben gemaakt met de uitvoerder kunnen we beter informeren.
Geldt de invoering van het Individueel Ontwikkelbudget (de leerrekening) voor alle medewerkers?
Nee, alleen voor medewerkers die op 31 december 1 jaar in dienst zijn en minimaal 16 uur per week werken. Uitzendkrachten, weekendhulpen en vakantiekrachten zijn ook uitgezonderd van deze arbeidsvoorwaarde. Als een medewerker in de loop van 2020 een jaar in dienst is, heeft hij geen recht op IOB.
Hoeveel moet ik afdragen per medewerker?
Het totale opleidingsbudget bedraagt € 150,- per jaar, wat neerkomt op € 12,50 per maand. Dit bedrag wordt per maand geïnd.
Mijn medewerker werkt hier wel een jaar, maar is nog niet in vaste dienst, moet ik dan toch IOB afdragen?
Ja, het type contract speelt geen rol, enkel de indiensttredingsdatum (minimaal een jaar in dienst per 31-12-2019) en het aantal overeengekomen uren, te weten 16 uur of meer. Uitzendkrachten, weekendhulpen en vakantiekrachten zijn ook uitgezonderd van deze arbeidsvoorwaarde.
Welke invloed heeft de werkgever op de besteding van het IOB (of de leerrekening) door de werknemer?
De werknemer vraagt straks in principe de opleiding aan. Wel kun je wel als werkgever natuurlijk met je medewerker in gesprek gaan over zijn of haar ontwikkeling en loopbaan. Dat hoort bij goed werkgeverschap en een systeem van doelen-, functionerings-, evaluatie- en beoordelingsgesprekken. Medewerkers kunnen zo worden geholpen bij hun keuze om het budget nuttig te besteden.
Wat gebeurt er als mijn medewerker het budget niet gebruikt?
Het ontwikkelbudget dat na vijf jaar niet is gebruikt, valt terug aan de werkgever. Het is vanzelfsprekend de bedoeling dat het budget wel wordt benut voor ontwikkeling en opleiding.
Ik moet bij vertrek van medewerkers ook al transitievergoeding betalen en deze is ook bedoeld om de inzetbaarheid van een medewerker groter te maken. Met het IOB erbij betaal ik dus twee keer?
Het gebruikte budget van het IOB, of de leerrekening, mag worden verrekend met de transitievergoeding, waardoor je hiervoor niet twee keer betaalt.
Hoe weet ik welke medewerkers meedoen aan het ontwikkelbudget?
Het platform dat de regeling faciliteert, biedt de mogelijkheid om inzage te krijgen in jouw medewerkers die van het budget gebruik maken.
Mag er worden 'gespaard'? Ik zie dat het budget binnen 5 jaar moet worden opgemaakt, anders wordt deze teruggestort aan de werkgever. Maar blijft de werknemer hier dan wel of geen recht op hebben, na 5 jaar?
Het budget mag worden gespaard gedurende een periode van 5 jaar. Het budget wordt in volgorde van storting opgenomen. Na 5 jaar vervalt het ongebruikt budget uit het eerste jaar terug aan de werkgever.
Mijn medewerker gaat in 2020 met pensioen. Dan is het toch gek dat ik voor deze medewerker een IOB moet regelen?
Hier is bij de cao-afspraken geen uitzondering voor gemaakt. Dit aandachtspunt is uiteraard genoteerd voor de volgende cao-onderhandelingen.
Ik vind dat ik moet kunnen meedenken over de besteding van het IOB, hoe doe ik dat?
Een begrijpelijke vraag. Hoe meer gestructureerd je het personeelsbeleid hebt ingericht, hoe meer natuurlijke momenten er zijn om opleiding, ontwikkeling en carrièrepad te bespreken. Denk aan functionerings-, voortgangs-, evaluatie- en beoordelingsgesprekken. Maar bedenk wel dat het een budget is van de medewerker zelf.
Wat gebeurt er als jouw medewerker in de loop van 2020 een jaar in dienst is?
Er is één moment bepaald om vast te stellen of de medewerker in aanmerking komt voor het Individueel Ontwikkelbudget en dat is 31-12-2019. Dit betekent dat er geen recht is op het Individueel Ontwikkelbudget als een medewerker in de loop van 2020 één jaar in dienst is.
Wat gebeurt er met het opgebouwde ontwikkelbudget van de medewerker bij uitdiensttreding?
Het budget blijft ter beschikking van de medewerker. Mocht er recht zijn op een transitievergoeding, dan kan het gebruikte ontwikkelbudget hiermee worden verrekend.
Hoe gaat de opbouw van het ontwikkelbudget als mijn medewerker van baan wisselt en wel binnen de branche blijft werken?
Het opgebouwde budget blijft beschikbaar voor de medewerker na de overstap naar een andere baan. De opbouw stopt wel, omdat de medewerker niet voldoet aan de criteria voor het meedoen aan IOB bij de nieuwe werkgever: Hij of zij is niet minstens een jaar in dienst bij de nieuwe werkgever op 31-12-2019. Dit geldt pas voor overstappen die vanaf 1 oktober, het moment waarop het IOB ingaat, plaatsvinden.
Wat als ik besluit niet mee te doen aan het IOB en geen afdracht doe aan Edubookers?
Omdat het Individueel Ontwikkelbudget in de cao is afgesproken en je onder de cao valt, kunnen jouw medewerkers uiteindelijk afdwingen dat je dit alsnog doet. Wat dat betreft is het vergelijkbaar met een situatie wanneer je een in de cao afgesproken, en dus verplichte, loonsverhoging niet geeft.
Welke stappen moet ik zetten om het IOB goed te laten werken?
De deelname aan het IOB is voor jou zo makkelijk mogelijk gemaakt. Met een éénmalige handeling zorgt de uitvoerder De Leerrekening voor een volledig geautomatiseerde uitvoering van het IOB. Het IOB is namelijk ingericht in de belangrijkste salarisadministratiepakketten en de uitvoerder De Leerrekening heeft koppelingen gemaakt met deze pakketten. Door een éénmalige koppeling te maken, wordt het IOB maandelijks toegekend aan die medewerkers die daar recht op hebben, waarbij de berekening hiervan plaats vindt in het eigen salarisadministratiepakket. Deze manier van werken zorgt ervoor dat alleen de medewerkers die recht hebben op het budget dit ook daadwerkelijk krijgen en zo zijn zaken als in- en uitdiensttreding ook geborgd. Medewerkers die voor de eerste keer in de administratie voorkomen, ontvangen automatisch een uitnodiging om in te loggen op hun eigen leeromgeving.
Vanzelfsprekend is er rekening gehouden met alle aspecten omtrent veiligheid en privacy.
Welke data zijn voor werkgevers belangrijk?
Vanaf 13 november 2019 kun je je aanmelden via de website van De Leerrekening. Tussen 16 december 2019 en 31 maart 2020 kan er een koppeling worden gemaakt met de salarisadministratie. Vanaf 20 januari 2020 worden de gegevens van medewerkers, als de koppeling is gemaakt, voor de eerste keer opgehaald.
Hoe gaat de IOB-geldstroom lopen?
Op basis van de informatie uit de salarisadministratie weet De Leerrekening welke medewerkers recht hebben op een ontwikkelbudget. De Leerrekening stuurt hiervoor namens Stichting Derdengelden IOB maandelijks (of bij verloning per vier weken vierwekelijks) een factuur. Deze gelden worden veilig beheerd door de Stichting Derdengelden IOB, die door sociale partners wordt bestuurd. Als medewerkers gebruik maken van het budget, daalt het saldo.
Bij gebruik is een fiscale toetsing inbegrepen, om oneigenlijk gebruik van het budget te voorkomen.
Wanneer wordt het IOB-geld geïnd/betaald/afgedragen?
Elke salarisperiode (maandelijks of 4 weken) wordt in het salarisadministratiepakket de berekening gemaakt wie er recht heeft op het budget. Op basis daarvan factureert De Leerrekening namens Stichting Derdengelden IOB elke periode het totaalbedrag, dat binnen 14 dagen dient te worden voldaan.
Kan mijn salariskantoor worden gemachtigd om de aanmelding voor het IOB te verzorgen?
Je kunt ervoor kiezen om jouw salariskantoor te machtigen om de aanmelding voor het IOB namens jou te regelen. Hiervoor neem je de volgende stappen:
- Je meldt je bij De Leerrekening aan en geeft een mailadres op. Aanmelden kan hier.
- Op dit mailadres ontvang je vervolgens de uitnodiging om het IOB in te richten voor de betreffende organisatie.
- De eerste stap van deze inrichting is het aanmaken van een account. Als mailadres wordt dan het adres gebruikt waar je de uitnodiging op ontvangen hebt. Je kan dan vervolgens zelf een wachtwoord aanmaken. Is het mailadres al bekend bij ons, dan wordt dit bedrijf na afronding van de inrichting toegevoegd aan het account.
- Vervolgens krijg je na de inrichting toegang tot het dashboard. Heb je dus al eerder een ander bedrijf onder dit account ingericht, dan wordt het betreffende bedrijf waarvoor je de inrichting afgerond hebt, toegevoegd aan dit account. Je kunt dan via jouw dashboard ‘switchen’ van werkgever, om toegang te verkrijgen tot de juiste informatie.
- In jouw dashboard heb je ook de mogelijkheid om andere personen ‘medebeheerder’ te maken van jouw bedrijf, bijvoorbeeld het salariskantoor. Onder het kopje ‘instellingen’ kun je dan een naam en mailadres opgeven, waarna deze persoon een uitnodiging ontvangt om een account aan te maken. Na acceptatie kan de betreffende persoon ook inloggen en toegang krijgen tot de gegevens van het bedrijf. Heeft de uitgenodigde persoon al een account bij de Leerrekening (getoetst op het opgegeven emailadres), dan ziet de applicatie dat en krijgt de uitgenodigde persoon weer de mogelijkheid om het bedrijf toe te voegen aan jouw account.
Voor verdere technische vragen verwijzen wij je door naar werkgevers@deleerrekening.nl
Wat wordt er van mij verwacht?
Het begint ermee dat je je online aanmeldt via de website van De Leerrekening. Op een later moment dien je akkoord te gaan voor de koppeling met jouw salarisadministratiepakket en met de gebruikersovereenkomst en de bijbehorende verwerkersovereenkomst. Hierna is de werkgever gehouden tot betaling van de vergoeding aan De Leerrekening. Vanaf eind 2019 is het mogelijk om de koppeling met het salarisadministratiepakket te realiseren, waarna uitvoering volledig geautomatiseerd is geborgd. Vanzelfsprekend moedigen wij het aan als je jouw medewerkers proactief informeert over het IOB budget, zodat ze hier actief mee aan de slag kunnen gaan.
Kunnen eigen opleidingen van onze organisatie worden toegevoegd?
Interne opleidingen kunnen niet worden toegevoegd aan het aanbod. Sociale partners kunnen wel opleidingen toevoegen. Vanzelfsprekend ontvangen we graag via sociale partners suggesties wanneer het aanbod uitgebreid of verbeterd kan worden. De uitvoerder zal proactief zijn in het aansluiten van nieuwe partijen.
Welke opleidingen kunnen medewerkers kiezen?
De opleidingen die op het platform worden aangeboden en die fiscaal zijn toegestaan. Belangrijk is dat de opleidingen bijdragen aan de toekomstige positie van de medewerker op de arbeidsmarkt, waarbij opleidingen met een groot privékenmerk (hobbycursus) uitgesloten zijn.
Hoe weet ik dat de opleidingen van mijn medewerkers fiscaal zijn vrijgesteld? Ik loop het risico tenslotte!
Via een vragenlijst aan de medewerker wordt op het online platform waar hij/zij opleidingen selecteert, getoetst of de medewerker het bruto bedrag van de opleiding netto mag besteden.
Kunnen werkgevers en medewerkers het budget aanvullen door een extra storting te doen? Zo ja, hoe dan?
Ja, dat is mogelijk. Medewerkers kunnen zelf bijbetalen met bekende online betaalmiddelen als iDeal en creditcard. Medewerkers kunnen ook een aanvraag doen om het budget aan te laten vullen vanuit andere bronnen, zoals door de werkgever. In principe hoeft de medewerker niet met de werkgever te overleggen over de keuze van de opleiding die hij wil volgen, maar als de werkgever bijdraagt heft de werknemer vanzelfsprekend wel de anonimiteit van de aanvraag op.
Wie bepaalt welke opleiding wel of niet mag?
Dat wordt straks bepaald door het invullen van een zogenaamde fiscale toetsingsvragenlijst met 11 vragen. De opleiding mag namelijk niet fiscaal vrijgesteld worden vergoed als de te volgen opleiding ten behoeve van je functie is.
Welke salarispakketten zijn gekoppeld aan de leerrekening? En hoe werkt dat precies?
ADP, AFAS, RAET, Loket.nl, VISMA, Centric, Nmbrs, Unit4, SdWorx zijn al gekoppeld. Mocht jij een ander salarisadministratiepakket hebben dan kan een koppeling tot stand worden gebracht. Staat jouw pakket hier niet tussen, geef dit dan aan op het aanmeldformulier. De Leerrekening zorgt dan voor een koppeling.
Mag het hele opgebouwde IOB-tegoed met een transitievergoeding bij uitdiensttreding worden verrekend?
Nee, alleen gebruikt budget mag worden verrekend met de transitievergoeding.
Moet ik ook afdragen voor het IOB als ik op korte termijn mijn bedrijf ga beëindigen?
Ja, er moet tot einde dienstverband van de medewerkers, die recht hebben op het IOB, afgedragen worden. Dit is ook het geval als er maar één tot enkele maanden wordt afgedragen.
Hoe zit het precies met die 16 uur per week?
Het gaat om wat er in de arbeidsovereenkomst staat. Als daarin een dienstverband van minimaal 16 uur per week staat, heeft de medewerker recht op IOB, als hij op 31 december 2019 minimaal een jaar in dienst is. Bij een min-max-contract is het gemiddelde aantal uren bepalend: 12-20 uur leidt bijvoorbeeld tot een gemiddelde van 16 uur. Als een medewerker die op 31 december 2019 minimaal een jaar in dienst is in de loop van 2020 een contract voor minimaal 16 uur per week krijgt, heeft hij recht op IOB. Iemand die IOB ontvangt, maar in de loop van 2020 een contract van minder dan 16 uur per week krijgt, heeft dan geen recht meer op het IOB.
Indien een medewerker een voorschot verlangt om een cursus te volgen, kan hij/zij dit dan later terugvorderen?
Dit is helaas niet mogelijk. Medewerkers kunnen slechts het budget uitgeven wat ze hebben opgebouwd. Jij kunt er als werkgever voor kiezen om zelf bij te storten indien het opgebouwde budget niet toereikend is. Edubookers kan dit voorschot niet terugbetalen omdat zij geen zekerheid hebben over het feit hoelang een medewerker nog werkzaam bij jou blijft.
Welke opleidingen zijn fiscaal vrijgesteld?
De opleidingen die bijdragen aan de huidige of toekomstige arbeidsmarktpositie van de werknemer zijn fiscaal vrijgesteld. Let op: dit geldt alleen voor het opleidingenaanbod van De Leerrekening. Daarnaast geldt dat opleidingen die bijdragen aan de huidige arbeidsmarktpositie van de medewerker bij het einde van het dienstverband niet verrekenbaar zijn met de transitievergoeding.
Is het mogelijk om interne opleidingen toe te voegen aan het IOB?
Het is niet mogelijk om interne opleidingen toe te voegen aan het te kiezen assortiment. Dit zou enkel een mogelijkheid kunnen zijn indien deze cursussen generiek toepasbaar zijn voor de branche. Wat inhoudt dat ook medewerkers buiten het bedrijf deze opleidingen zouden kunnen volgen.
Hoe verhouden de Detex-opleidingen zich tot het IOB?
Detex heeft een leerpad voor mode-adviseur opgesteld dat door medewerkers in het kader van het IOB gekozen kan worden. Ook heeft Detex uitgebreide cursussen, waarvan Edubookers in samenspraak met Detex bepaalde topics als avond- of dagopleiding aanbiedt in het IOB-aanbod. Uiteraard zijn dit slechts delen van die uitgebreidere cursussen.
Is er al bekend of er een nieuw toetsmoment komt voor het IOB?
Op dit moment wordt er per maand gekeken of medewerkers aan de voorwaarden voldoen wat betreft de uren-eis (16 uur of meer op contract). Wat betreft de eis dat medewerker 1 jaar of langer in dienst dient te zijn, geldt er op dit moment slechts één toetsmoment, te weten 31-12-2019. Bij de onderhandelingen over de nieuwe cao, die moet ingaan op 1 januari 2021, zal over toetsvariabelen en toetsmomenten worden gesproken.
